Fie că ești consultant extern sau consultant intern, că ești managerul unui departament și ai responsabilitatea obiectivelor departamentului pe care îl conduci și a acțiunilor în linie cu viziunea CEO sau a Consiliului de administrație, fie că ești responsabil de proces în cadrul organizației tale sau răspunzi de managementul îmbunătățirii continue sau al transformării organizaționale, modelul DDADDIPAI ar putea să-ți fie de folos pentru demersurile organizaționale pe care le inițiezi și realizezi.
Ce este DDADDIPAI?
Am construit și validat acest model de-a lungul activității mele profesionale și rezultatele nu au întârziat să apară, de aceea mă bucur să împărtășesc câteva din concluziile experienței cu el.
În acest articol mi-am propus să trec în revistă ce este modelul DDADDIPAI și câteva dintre caracteristicile de bază, urmând ca în articole viitoare să vin cu alte detalii și exemple utile pe fiecare dintre etape.
DDADDIPAI este acronimul de la Descoperire, Definire, Analiză, Decizie, Design, Implementare, Performanță, Automatizare, Îmbunătățire continuă (sau echivalentele în engleză: Discover, Define, Analyze, Decide, Design, Implement, Perform, Automate, Improve).
Modelul este unul simplu și include etapele principale ale unui program de intervenție organizațională pe care să le urmăm pentru a ne asigura de reușită. Este valoros pentru că structurează cognitiv dar și practic demersul de intervenție, permițând inițiatorului/consultantului/managerului să-și urmărească obiectivele, agenda, rezultatele și perspectivele, iar stakeholderilor să aibă o imagine end-to-end transparentă a procesului de implementare a soluțiilor și să decidă asupra unor măsuri necesare sau utile.
Caracteristici generale
Descoperire
Este prima etapa și primul contact cu problema/nevoia formulată de stakeholder. Când ne referim la stakeholder avem în vedere fie CEO, fie boardul, fie managerul unui departament sau direcție din organizație, orice autoritate care dorește un demers, o schimbare, un rezultat anume etc.
În această etapă punem întrebări pentru a ajunge să înțelegem și să detaliem provocările identificate de stakeholder. Ne interesează să aflăm care este problema/provocarea/nevoia de schimbare, unde apare aceasta, cum se întâmplă lucrurile acum, cum ar vrea să se întâmple pe viitor, dacă există roluri sau responsabilități care să fie asociate cu aria în care se află problema și care sunt feedback-urile din direcția acestora, ce s-a mai făcut anterior pentru rezolvarea problemei respective și cu ce rezultate etc.
Definire
În etapa de definire formulăm concluziile rezultate în urma descoperirii și validăm cu stakeholderul care este aria de analiză. Identificăm și validăm cu acesta care sunt procesele, fluxurile, activitățile și rolurile ce vor fi avute în vedere de analiză precum și persoanele relevante pentru a obține informațiile necesare analizei și nivelul de acces la informații.
Este important ca, în această etapă, să furnizăm stakeholderului și un topic sintetic al aspectelor pe care le va conține raportul de analiză și să abordăm eventualele riscuri care ar putea afecta acuratețea și complexitatea analizei.
Analiză
Etapa aceasta este dedicată analizei datelor și identificării tuturor aspectelor relevante care permit pe de o parte să înțelegem și mai bine problema/provocarea, iar pe de altă parte să ne dăm seama care sunt domeniile în care poate fi demarată intervenția, factorii de succes și cei de risc, resursele necesare, rolurile cheie și promotorii succesului intervenției etc. Toate aceste aspecte se vor regăsi într-un raport de analiză ce va fi prezentat stakeholderului.
Important de menționat este faptul că volumul informațiilor și gradul de detaliere pe unele componente ale raportului va depinde de nivelul de acces la informații, de existența înregistrării datelor la nivelul firmei și de disponibilitatea responsabililor de date de a le furniza, dar și de capacitatea consultantului sau analistului de a colecta, prelucra, analiza și interpreta datele și de a formula concluzii în direcția demersului.
Decizie
Așa cum spuneam, raportul de analiză menționat mai sus va include și posibile direcții de intervenție, cu prezentarea succintă a tipurilor de activități pe fiecare direcție, a resurselor necesare, a rolurilor și echipelor implicate la nivel de firmă, a termenelor de implementare și a costurilor. În baza analizei și a propunerilor de intervenție, Stakeholderul poate lua o decizie obiectivă, ținând cont de obiectivele organizației, de priorități, de efort dar și de oportunități.
Astfel, poate decide ca intervenția să fie una de amploare, profundă, sistemică și impactul să fie unul major iar rezultatele pe măsură sau poate decide să fie rezolvate doar aspectele urgente, dar de mică amploare sau ca intervenția să vizeze doar anumite dimensiuni. Fiecare dintre decizii va duce la rezultate diferite. Este momentul în care se reconfirmă și tipul de rezultate așteptate în funcție de tipul de intervenție ales și factorii de succes și de risc ai intervenției.
Design
Odată stabilit și validat tipul de intervenție, următoarea etapă presupune să realizăm designul intervenției. Vom porni întotdeauna de la aspectele aprobate cu stakeholderii și vom detalia obiectivele de atins, axele de intervenție, rezultate așteptate, activitățile pe fiecare axă, resursele necesare, responsabilii implicați în implementare, promotorii demersului la nivel de organizație, termenele, modalitatea de comunicare, modalitatea de monitorizare, control și evaluare etc. De asemenea vom avea în vedere să implicăm în realizarea design-ului și echipa de implementare, astfel încât ulterior, în implementare, să obținem maximum de eficiență.
Implementare
Startul și jaloanele intervenției sunt extrem de importante. De asemenea, printre factorii de succes ai implementării se numără și îmbarcarea celor vizați de schimbare, engagementul, comunicarea constantă și congruentă, monitorizarea etapelor de implementare, transparența asupra evoluției demersului de intervenție și a provocărilor, împărtășirea poveștilor de succes, a iterațiilor și soluțiilor, furnizarea de metode și instrumente utile care să faciliteze implementarea etc.
Performanță
Orice demers de intervenție validat și implementat este menit să producă impact, rezultate. Ori, a stabili dacă rezultatele așteptate s-au produs cu adevărat presupune a compara starea inițială, pre-intervenție, cu starea finală, post-intervenție sau cu stările intermediare. Iar acest lucru este posibil doar printr-o monitorizare și măsurare atentă, pe tot parcursul intervenției, a indicatorilor stabiliți și prin înregistrarea inclusiv a abaterilor de la design.
În etapa de performanță monitorizăm, măsurăm, analizăm, luăm decizii de calibrare și ajustare și intervenim, astfel încât să atingem rezultatele sau să le depășim, precum și pentru a corecta din mers sau a surmonta aspectele deficitare.
Este important ca rezultatele obținute prin intervenție să se mențină și după finalizarea proiectului. Mai mult, acestea ar trebui să permită, pe cât posibil, o evoluție continuă în bine dar și impact pozitiv indirect asupra altor aspecte organizaționale.
Automatizare
Orice intervenție ar trebui să aibă în vedere încă de la început, pe cât posibil, automatizarea de procese, fluxuri, activități dar și crearea de comportamente și automatisme eficiente la nivel de echipe. Uneori însă tehnologizarea și automatizarea nu sunt posibile încă de la început, din diferite considerente, mai ales cele financiare. În aceste cazuri este important ca intervenția să abordeze schimbarea incluzând și pregătirea pentru o ulterioară automatizare post-intervenție. Asta înseamnă definirea detaliată a proceselor și a fluxurilor, crearea de fluxuri clare, rapide, eficiente, eliminarea acțiunilor redundante sau fără valoare adăugată etc.
Uneori automatizarea la diferite nivele poate fi ea însăși un demers de intervenție în sine.
Îmbunătățirea continuă
Unele organizații au îmbunătățirea continuă în ADN-ul lor, în cultura organizațională. De cele mai multe ori însă este necesar să ne asigurăm că, pentru evoluția post-intervenție în organizație, au fost create și dezvoltate premisele îmbunătățirii continue. Piața este dinamică, nevoile consumatorilor evoluează, se diversifică din ce în ce mai mult, prin urmare și organizațiile trebuie să fie atente la aceste schimbări și să se asigure că sunt flexibile, că se adaptează, că îmbunătățesc permanent produsele, serviciile, procesele, fluxurile, competențele etc. Politicile de încurajare și recompensare a ideilor și inițiativelor de îmbunătățire, dezvoltarea unei culturi a îmbunătățirii continue și a inovării, acțiunile de co-creare cu clienții firmei pot constitui măsuri pentru a obține maximul din demersurile de intervenție organizațională, inclusiv post-intervenție.
După cum vedem, modelul DDADDIPAI este concis, ușor de utilizat și permite abordarea pe mai multe axe a intervenției organizaționale:
- axa relațională: de la construirea și întărirea relației cu stakeholderii, cei care solicită o schimbare, rezolvarea unor probleme sau valorificarea unor oportunități și care și aprobă anumite tipuri de demersuri/intervenții organizaționale, la relația cu organizația în cadrul căreia realizăm intervenția și cu membrii acesteia, implicați în demers și/sau afectați de demers;
- axa de analiză a datelor: de la identificarea și analiza datelor care ne permit să vedem ce se întâmplă cu adevărat înainte de a începe un demers, ce “arde”, ce provocări sunt, care este statusul proceselor, fluxurilor, echipelor implicate, de ce resurse dispune compania și care este cultura în care se întâmplă lucrurile etc., până la colectarea ulterioară a datelor care ne permit, pe parcursul derulării și post-implementare, să asigurăm performanța demersului dar și îmbunătățirea continuă a rezultatelor;
- axa coerenței acțiunilor: ne ajută să nu pierdem din vedere acțiunile generice cele mai importante care sunt necesare într-un demers organizațional și să aliniem toate acțiunile și eforturile de-a lungul unui traseu care să ducă la atingerea unor rezultate așteptate, dar și la crearea premiselor pentru îmbunătățiri continue ulterioare și automatizări.