Optimizarea activității în regim de telemuncă și regim hibrid
Optimizarea activității în regim de telemuncă și regim hibrid
Context
Firmă din domeniul serviciilor financiare, cu un număr de peste 400 angajați.
Compania a adoptat telemunca în pandemie pentru 90% dintre angajații săi.
Situația identificată de stakeholderi
- În telemuncă nu toți angajații au părut a fi la fel de performanți iar unii dintre ei, aparent, își luau pauze mai dese sau își rezolvau unele probleme personale în timpul programului de muncă.
- O parte dintre departamente se descurcau mai bine decât altele cu lucrul de acasă, în ceea ce privește randamentul, performanța.
- Compania nu poate renunța la telemuncă pentru că a devenit un beneficiu care atrage candidații, însă vrea să crească nivelul de performanță și implicare în timpul în care angajații lucrează de acasă.
- Compania spune că are implementat un sistem de evaluare profesională însă este folosit doar pentru a da feedback anual angajaților și pentru a identifica nevoile de formare.
INTERVENȚIE
Metode utilizate
Raport de Analiză
Metode utilizate
7D Analysis, interviuri și focus grupuri, studii de percepție, ateliere de investigare și analiză, analiza procesului de monitorizare și evaluare a activității și a procesului de management al performanței, analiza informațiilor, documentelor și înregistrărilor existente privind normarea muncii, rezultatele profesionale, nivelul de realizare a obiectivelor etc.
Raport de Analiză
- Rezultatele analizei procesului de monitorizare și evaluare a activității și a celui de management al performanței angajaților (inclusiv informații despre felul în care sunt dezvoltate/ implementate aceste procese la nivelul fiecărui departament/ fiecărei divizii)
- Analiza obiectivelor de performanță și a indicatorilor de măsurare (relevanță pentru business, claritate, validitate, nivelul de operaționalizare, măsura în care întrunesc criteriile SMART etc);
- Felul în care este normată munca pe tipuri de posturi;
- Rezultatele studiului de percepție la nivel de management cu privire la telemuncă și la performanță;
- Aspecte noi identificate;
- Puncte de alertă și priorități de intervenție;
- Ce demersuri se impun;
- Puncte tari și oportunități care pot susține reușita unui program de intervenție;
- Ce metode, resurse și timp necesită programul de intervenție, inclusiv pe subprograme unde se impune;
- Analiza riscurilor pentru reușita intervenției.
Decizie și Design
- Abordarea și rezolvarea tuturor priorităților și punctelor de alertă;
- Implementarea unui program de intervenție care să ducă la dezvoltarea unor procese și fluxuri interne care să permită managementului să aibă vizibilitate asupra activității angajaților și a rezultatelor muncii acestora indiferent de unde lucrează, iar angajaților să le crească satisfacția muncii și să le asigure echilibrul work-life balance;
- Dezvoltarea unui proces de management al performanței bine definit, ușor de urmărit și implementat, cu setare de obiective SMART și indicatori adecvați, iar instrumentele și metodele de evaluare să fie cât mai clare, obiective, valide, fidele.
Implementarea programului
- Stabilirea echipei de implementare și a ambasadorilor;
- Stabilirea responsabilităților membrilor echipei și a modalității de lucru și de comunicare;
- Îmbarcarea managerilor in program si detalierea/ ajustarea cu aceștia a graficului de implementare (ateliere), inclusiv etapizarea;
- Comunicarea către departamente/ echipe și îmbarcarea acestora (obținerea engagementului);
- Implementarea soluțiilor agreate și monitorizarea permanentă a statusului;
- Notarea, analiza și surmontarea dificultăților/situațiilor neprevăzute;
- Celebrarea reușitelor și încurajarea feedback-ului pe program și a propunerilor de îmbunătățire.
Performanță
- Măsuri de monitorizare și control;
- Măsuri de încurajare a feedback-ului pe program și pe procesele și fluxurile implementate/dezvoltate și de încurajare a propunerilor de îmbunătățire și a inițiativelor;
- Modalități de înregistrare a evoluției programului etc.
Automatizare
Automatizarea unor procese sau fluxuri permite creșterea performanței la nivel de organizație și este avută în vedere, pe cât posibil, încă de la proiectarea proceselor și fluxurilor respective. În același timp, dacă financiar nu este posibilă automatizarea încă de la început, dezvoltarea de procese și fluxuri bine definite și documentate va permite și o automatizare ulterioară mai rapidă.
Îmbunătățire continuă și inovație
Nevoia de adaptare a companiei la dinamica pieței necesită flexibilitate, îmbunătățire continuă și inovare. În timp, cu cât există o cultură a îmbunătățirii continue și a inovației, cu atât angajații sunt mai deschiși la optimizare, inclusiv la restructurarea și reorganizarea proceselor și fluxurilor pentru rezultate mai bune.